Bij Azora gaat al heel veel goed, maar dat betekent niet dat dit ook in de toekomst altijd zo zal blijven. De zorg staat grote uitdagingen te wachten en daar is Azora graag op voorbereid. Daarom werd gekozen voor een training Action Learning voor het management team. Met behulp van deze methode wordt duidelijk hoe we een goed gesprek moeten voeren. Het management team is enthousiast, zo enthousiast zelfs dat er nu naar wordt gestreefd om alle medewerkers van Azora hierin mee te nemen.

Azora is een zorginstelling in de Achterhoek waar leefplezier en werkplezier hoog in het vaandel staat en dat heeft een positieve uitwerking. De bewoners van een tiental woonzorgcentra en cliënten in de thuiszorg waarderen Azora met een 8,5 op ZorgkaartNederland. Voor de medewerkers is het bij Azora prettig werken. De zorginstelling werd de afgelopen jaren drie keer gekozen tot Beste Werkgever van Gelderland en onder de ruim tweeduizend medewerkers ligt het verzuim onder het landelijk gemiddelde. Bestuurder Mieke Zemmelink mag dus tevreden zijn. “Op dit moment gaat het heel goed. De cliënten zijn tevreden, er is veel personeel in loondienst en er is een laag verzuim. Er is best een steady lijn zichtbaar.”

“Wij zien de uitdagingen op ons afkomen en er moet veel gebeuren in de ouderenzorg waarvan wij denken dat het spanning op gaat leveren.“

Toch zijn de goede resultaten voor Mieke Zemmelink geen reden om zorgeloos achterover te leunen. “Van belang is het om naar de toekomst te kijken om ook dan het werk goed te blijven doen. Wij zien de uitdagingen op ons afkomen en er moet veel gebeuren in de ouderenzorg waarvan wij denken dat het spanning op gaat leveren. Het aantal mensen dat zorg nodig heeft neemt toe, terwijl de arbeidsmarkt krimpt, we zullen de zorg dus anders moeten gaan leveren. Dit levert discussies op over wat goede kwaliteit van zorg nu eigenlijk is, zegt de bestuurder, die opmerkt dat de gesprekken en vergaderingen hierover niet altijd op een constructieve manier worden gevoerd. “Ik merkte dat als het spannend wordt, er de neiging ontstaat om elkaar te overtuigen. Op een gegeven moment merk je dat je daar niet verder mee komt. Je hoort argumenten, maar ben je wel samen een probleem aan het oplossen?”

Action Learning
Een hulpmiddel bij het voeren van het juiste gesprek heeft Mieke Zemmelink gevonden in Action Learning, een methodiek waarmee ze eerder als bestuurder vanuit het programma Over Morgen al eens een training volgde. “Door het toepassen van Action Learning kunnen we het gesprek nog beter voeren. In het MT moet iedereen achter de besluiten staan zodat we makkelijk en goed verder kunnen”, zegt Mieke Zemmelink. “we moeten niet alleen naar de kwaliteit van de managers kijken, maar we hebben in de toekomst ook goede teams nodig. We hebben een extra zetje nodig om als team naar een hoger niveau te komen en een high performing team te zijn. Action Learning is een mooie methodiek om dit op een relatief eenvoudige manier te bereiken.”

“Action Learning wil eigenlijk niets anders zeggen dan dat wij werken, leren, innoveren en verbeteren integreren in het echte werk.“ 

Het management team van Azora, bestaande uit twaalf mensen, volgde een training op het gebied van Action Learning bij het World Institute for Action Learning (WIAL). Frank Campman, mede-eigenaar van WIAL Nederland, legt kort uit waar het bij Action Learning om gaat: “Action Learning wil eigenlijk niets anders zeggen dan dat wij werken, leren, innoveren en verbeteren integreren in het echte werk. Met Action Learning werken de teamleden tegelijkertijd aan de verbetering van de samenwerking, het teamproces, het teamgedrag, het ontdekken van het echte probleem achter de symptomen en het ontdekken van relevante en nieuwe oplossingsrichtingen.” Gedurende drie dagen in april volgde het complete MT van Azora de sessies van WIAL. Tijdens deze sessies lag de nadruk op het voeren van een goed gesprek. De basis hiervoor is het creëren van een veilige omgeving, waarin teamleden iets durven te zeggen, doorvragen en feedback geven. Eén woord hoort daar altijd bij: oordeelloos. “Een goed gesprek kunnen voeren is een basisvoorwaarde om te kunnen groeien naar een high performance team”, zegt Frank Campman beslist. 

Handvatten voor een goede vergadering
Om het goede gesprek te kunnen voeren, reikt de Action Learning methodiek een aantal handvatten aan. Een handvat voor een goede vergadering zijn de check-ins en check-outs. Bij de check-in delen deelnemers vaak hun gedachten, gevoelens en verwachtingen met betrekking tot de sessie. Het doel van de check-in is om de groep te helpen zich te concentreren op het huidige probleem of de uitdaging en om openheid en vertrouwen binnen de groep te bevorderen. De vergadering wordt afgerond met een check-out om reflecties en inzichten te delen over wat er tijdens de sessie is gebeurd. Deelnemers kunnen bespreken wat ze hebben geleerd, welke acties ze willen ondernemen en hoe ze de sessie hebben ervaren. Het doel van de check-out is om de sessie af te sluiten en ervoor te zorgen dat deelnemers de waarde van hun bijdragen begrijpen. Een ander belangrijk handvat is consent. Tijdens de vergadering zijn er meerdere afstemmingsmomenten om te zorgen dat we als team het nog steeds over hetzelfde hebben en dat mensen gehoord en gezien zijn voordat er een keuze voor iets wordt gemaakt. Zo’n moment eindigt altijd met de vraag aan alle aanwezigen om hun consent uit te spreken. Frank Campman legt graag uit hoe dit werkt: “Consent is iets anders dan consensus of ‘ik ben ermee akkoord’. Iedereen wordt op de man af gevraagd om consent te geven. Op het moment dat iemand zegt ‘geen consent’ dan kunnen ze hun zwaarwegende argumenten geven om geen consent te geven. Ook is het mogelijk om consent te geven met een aanvulling om het op een later moment als iets zich aandient weer bespreekbaar te maken. Dan is iemand het kwijt, ligt het op tafel en kan je er altijd weer op terugvallen. Wat je dan ziet is dat je heel veel snelheid kan genereren want die ander heeft het gevoel ‘ik ben gehoord en gezien. Ik heb m’n zegje kunnen doen’. Door iedereen om consent te vragen, worden besluiten sneller genomen en neemt de betrokkenheid toe..”

Positief resultaat
Voor het MT van Azora heeft de eerste kennismaking met Action Learning al tot positief resultaat geleid. Mieke Zemmelink: “We hebben echt andere gesprekken in het MT en ook de besluitvorming gaat anders. De basis is luisteren en doorvragen en daarnaast krijg je een handvat door de besluitvormingsstructuur. Consent is heel belangrijk. De manier waarop je besluiten neemt, maakt dat je draagvlak hebt. Dat je echt het gevoel hebt ‘we hebben een ja en we gaan het ook doen’ en niet dat men ja knikt en denkt ‘het zal mijn tijd wel duren’.” De eerste gevolgen van Action Learning binnen het MT zijn inmiddels duidelijk. Besluiten worden sneller genomen en de uitvoering ervan wordt aan anderen overgedragen. “Vaak zaten we over details te debatteren terwijl iedereen het in de kern wel met elkaar eens is. Ook voor MT-lid Lianne Spaan hebben de sessies Action Learning veel opgeleverd. “Voor mij persoonlijk gaat het vooral om verbinding, de verbinding tussen de ratio en de emotie. Dat draagt uiteindelijk bij aan een effectievere samenwerking”, zegt de regiomanager Zorg Thuis, die ook in het MT meer verbinding voelt. “Binnen het MT maken we nu veel meer vanuit de onderstroom verbinding met elkaar. Het gaat over de manier waarop we elkaar aanspreken, vragen stellen en reflecteren. Daarin hebben we echt wel vaardigheden ontwikkeld waardoor we effectiever kunnen werken aan het doel en resultaat. Je kunt veel meer op elkaar reflecteren door het stellen van open vragen. Door die instrumenten toe te passen, zijn wij als MT veel meer in staat om de bovenstroom met de onderstroom te verbinden en daardoor effectiever te zijn als team.”

Verdere verspreiding
Een volgende stap voor Azora is dat Action Learning zich verspreidt door de organisatie en dat alle medewerkers het in hun dagelijks werk gaan gebruiken. Het is immers voor elke medewerker nuttig. Ook een gesprek met een cliënt of de naasten kan door een goede manier van vragen stellen en luisteren beter verlopen. 

“Hiervoor gaan we mensen van a tot z begeleiden terwijl ze aan het werk zijn. Uiteindelijk moeten er dan voldoende mensen binnen de organisatie zijn die mijn rol over kunnen nemen zodat het blijft groeien.“ 

De verspreiding van Action Learning bij Azora gaat deels vanzelf omdat de MT-leden het meenemen naar andere subgroepjes en de methodiek in hun eigen team toepassen. Een concrete stap om van Azora een organisatie te maken die volgens de Action Learning methode werkt, is om als eerste de medewerkers in project- en werkgroepen erbij te betrekken. Inmiddels heeft Azora de mogelijkheid vanuit het programma Over Morgen samen met WIAL aan de slag te gaan met de programmateams van Azora en daarbij ook de de regio te betrekken in deze aanpak. Daarnaast zal een aantal medewerkers worden opgeleid tot Action Learning coach. Frank Campman: “Hiervoor gaan we mensen van a tot z begeleiden terwijl ze aan het werk zijn. Uiteindelijk moeten er dan voldoende mensen binnen de organisatie zijn die mijn rol over kunnen nemen zodat het blijft groeien. Zo borg je dat het doorloopt, daar zijn we heel erg alert op.” Hoe Action Learning zich door een organisatie kan verspreiden heeft Lianne Spaan inmiddels zelf gemerkt. Ze nam het mee naar haar eigen team, waarvan een teamlid het vervolgens toepaste in een vergadering van de ondernemingsraad. Ook zij ziet graag dat de methode zich door de hele organisatie verspreidt. “Action Learning is ook toepasbaar in de uitvoering om tot gedragsverandering te komen. Ik denk zeker dat het bijdraagt aan een lerende organisatie en aan de volwassenheid en het zelf organiserend en probleemoplossend vermogen van medewerkers. Hierdoor kan iedereen het persoonlijk leiderschap pakken op de eigen functie en taakinhoudelijke verantwoordelijkheden. Dat betekent een positieve cultuuromslag, niet alleen voor het MT, maar voor alle medewerkers.”